En la publicación anterior hablamos de tres elementos muy importantes a la hora de desarrollar productividad. ¿Los recuerdas?
- Identificar los OBJETIVOS o metas más provechosos para nuestro desarrollo humano o profesional.
- Priorizar las TAREAS relacionadas con esos objetivos o metas.
- Aprender a gestionar adecuadamente el TIEMPO y ENERGÍA limitados de que dispones.
Hasta ahora hemos hablado sobre todo del punto 1, con el ejercicio “La rueda de la vida” (¿Lo hiciste? Si no es así, ¡dedícale un rato!). Hoy vamos a centrarnos en los otros dos puntos. Así que… vamos a ver cómo aprovechar mejor el tiempo.
I. GTD: Getting Things Done
Este sistema ideado por David Allen se basa en el principio de que nuestra memoria no es el mejor sistema de organización. Por tanto, propone recopilar varias listas de tareas y “vaciarlas” en diferentes “cubos externos” como pueden ser: Agendas, lista de tareas en papel, correo electrónico, google calendar, apps de gestión de tiempo… Luego acometeremos su Procesado y finalmente su Revisión.
El sistema se basa por tanto en:
1.RECOPILAR
No nos compliquemos. Si eres más tradicional, apuntar al final del día o a principio de semana todas las tareas que tengas que hacer es una forma de recopilar. También puedes utilizar el correo electrónico o aplicaciones como Asana, pero si de lo que se trata es de recopilar, cualquier sistema es bueno si se adapta a ti.
Si ya en tu sistema de registro puedes establecer una jerarquía de prioridades (ver el punto “Prioriza y vencerás”), mucho mejor.
2. PROCESAR
Allen sostiene que “cualquier tarea que puede hacerse en menos de 2 minutos, debe hacerse inmediatamente”.
Para los elementos del cubo que requieren acciones, hay diferentes opciones, puedes realizar la acción (siempre si tardas menos de 2 minutos), delegarlas adecuadamente, o posponerlas.
Aquellos elementos que no requieran una acción puedes: archivarlos como referencia, desecharlos si no proceden o dejarlos en cuarentena si en ese momento no puedes acometerlos.
También debes tener en cuenta que no debes procesar más de un elemento a la vez y que no debes devolver los elementos al cubo hasta no haberlos procesado.
3. ORGANIZAR
Las tareas se pueden dividir en:
–Acciones próximas. Es lo más inmediato a realizar de una tarea, los primeros pasos que debes dar para realizar cualquier cosa. Pueden equivaler a “URGENTES”
–Proyectos: Cuando algo nos lleva más de dos o tres acciones, lo llamamos proyectos. Los proyectos deben ser revisados para ver si realizamos acciones cada día encaminados a lograrlos.
Un proyecto puede tener tareas “IMPORTANTES”, pero no urgentes.
–En espera: Algo que hemos delegado o encomendado a un tercero. Muchas tareas Importantes no Urgentes son ideales para delegarlas.
–Quizá/Algún día: Acciones que quieres realizar pero ahora mismo no son posibles. Pueden ser No Importantes ni Urgentes o, directamente, inviables.
4. REVISAR
Si no revisas diariamente tus sistemas de almacenado de tareas, este sistema no sirve para nada. Para las tareas más urgentes, o Acciones próximas, la revisión debe ser diaria. Para los proyectos, puede ser semanal, para revisar si vamos dando pasos para cumplirlos o no. Y finalmente tendrás que hacer una revisión general mensual para saber si lo que estás llevando a cabo está alineado con tus objetivos.
5. HACER
Cualquier técnica de productividad no debe llevarte más tiempo que el que te lleva hacer las tareas en sí. El objetivo es que puedas hacer más y mejor, no que te compliques innecesariamente.
II. PRIORIZA Y VENCERÁS
GTD no da tanta importancia a establecer prioridades como a sacar de tu cabeza la lista de tareas y organizarlas, por tanto debemos recurrir a otros métodos para ello. Un sistema sencillo de etiquetar las tareas pendientes es el que sigue:
- Urgente e Importante
- Urgente, pero no Importante
- Importante, pero no Urgente
- Ni Importante ni Urgente.
Lógicamente para hacer esta lista debes tener claro lo que es Urgente e Importante, para lo cual habrás hecho el trabajo que propone el post anterior. Al recopilar tus tareas pendientes puedes ir etiquetándolas ya en una de estas cuatro categorías.
Otro sistema más sencillo es el desarrollado por Jay Shirley, creador de la aplicación The Daily Practice , que se basa en determinar solo 3 tareas principales para cada día. Shirley se dio cuenta de que las listas de tareas interminables no son operativas en el día a día, así que propone centrarse en 3 cada mañana, cada una de un tipo, según el esquema Necesito / Debería / Quiero.
- Necesito: Un diseñador web debe presentar una web en la que ha trabajado a un cliente, que ya está lista, pero sin publicar. Necesita hacer una última revisión de su web y publicarla, antes de reunirse con su clientes.
- Debería: Es una tarea que contribuye a una meta a largo plazo (una de las metas que hemos definido con el ejercicio la Rueda de la Vida). Por ejemplo, un programador informático se ha puesto como meta dominar el inglés en un año y para ello se ha propuesto dedicarle una hora cada día. Debería dedicar una hora al inglés.
- Quiero: Es una actividad que de verdad te apetece y tienes ganas de hacer. Por ejemplo, un empleado quiere decorar su puesto de trabajo e incluso poner alguna planta. Así que decide que ese día quiere decorar su puesto de trabajo.
Al final del día, por supuesto, has de revisar cómo te ha ido con esos tres objetivos.
III. ORGANIZA TU TIEMPO
Vamos ahora con técnicas para aprovechar mejor el tiempo, sobre todo un par de principios que debes tener muy claros para no evitar perderlo en exceso (porque, no nos engañemos, todos perdemos un poco).
El primero es la Ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”.
Básicamente quiere decir que si dispones de mucho tiempo para realizar una tarea, acabarás realizándola en ese tiempo. Por tanto, tener horarios estrictos para realizar cada tarea te ayudará a ser más productivo. Establecer al principio del día una programación de lo que vas a realizar en cada momento del día es extremadamente útil, y la técnica necesito/quiero/debería también te asegura que, al menos esas tres cosas, las vas a hacer cada día. Eso sí, deberías dejar tiempo holgado para las tareas porque siempre hay imprevistos. Google Calendar te puede ayudar en esta tarea.
El segundo principio que debes tener claro es que para el ser humano no existe la multitarea, o está sobrevalorada. La atención humana no se puede dividir, salvo que realices tareas que no sean de la misma naturaleza (como correr y hablar). Por tanto, la multitarea es una ilusión. El sistema pomodoro de gestión de tiempo divide el tiempo en unidades de unos 30 minutos (“pomodoros”, llamados así por el temporizador con forma de tomate que utilizaba su creador Francesco Cirillo ). En 25 minutos realizas una tarea, descansando los otros 5. Cada cuatro “pomodoros” (2 horas) descansas unos 15 minutos. Este sencillo método valora la concentración y concede su momento al descanso.
Focus booster es una aplicación que te ayuda a utilizar este método.
Y con esto hemos llegado al final. Está claro que con dos publicaciones no vamos a solucionarte la vida, pero sí esperamos haberte dado algunas pistas sobre cómo enfocar y organizar mejor tus tareas diarias. ¡Suerte y adelante con ello!
APLICACIONES MENCIONADAS
ASANA: https://asana.com/es
Google Calendar: https://calendar.google.com/calendar
The Daily Practice: https://tdp.me/register
Focus Booster (App): https://www.focusboosterapp.com/
