Si algo hemos aprendido el año 2020 es la importancia de la digitalización de nuestras empresas. No solo eso, sino que también de lo poco preparadas que están algunas para dar el paso a lo digital. Te hablamos de 7 herramientas digitales que serán indispensables para tu negocio el año que acabamos de comenzar.
Según datos recientes, el 90% de las pequeñas empresas no ofertan sus productos online. Mientras que el 85% de los que lo hicieron ya, empezaron a ver resultados.
Pero digitalizarse no significa solo vender online. También implica un proceso de modernización de procesos y de aprovechamiento de la nueva tecnología.
Vivimos en una era de gran desarrollo tecnológico y hay muchas herramientas que nos pueden ayudar y hacer más ameno, rápido, barato o fácil nuestro trabajo.
Aquí hablaremos de 7 herramientas digitales imprescindibles para este 2021 que se avecina.
1. Programas de contabilidad – Las cuentas bajo control
Tener un contable ya es cosa del pasado. Muchos empresarios y gerentes de PYMES han tenido grandes quebraderos de cabeza debido a problemas con contables. No porque no sepan hacer su trabajo, sino porque no siempre pueden ofrecer el servicio personalizado que uno necesita.
Hay veces que se necesitan consultas o una atención que no siempre podemos conseguir. Además de las reticencias de quienes prefieren tener todo bajo su propio control. ¿Cómo hacer para poder llevar la contabilidad de tu empresa sin ser un contable? O más aún, sin tener grandes conocimientos de contabilidad.
Es para ellos, y para todos, que existen las aplicaciones y programas de contabilidad. Se trata de una manera fantástica de llevar las cuentas de tu empresa de manera ordenada y al día. Además, con una interfaz amigable y comprensible, gráficos, consultas al soporte personalizado y muchas ayudas.
Pero no solo se limitan a llevar el control de las cuentas, también tienen entre su base de datos los impuestos que debe pagar una empresa, de modo que pueden recordar y explicar para cada tipo de empresa qué, cuánto y cuándo pagar determinadas tasas.
Son la mejor manera de evitar sorpresas desagradables, mantener todo bajo control y poder dedicar tu tiempo a seguir dirigiendo y mejorando tu empresa.
2. CRM – Mucho más que un software
Si en 2021 hay que explicar que es un CRM, es una mala señal. Se trata de un acrónimo que significa (en inglés) “Gestión de relación con los clientes”. Sin embargo, no hay que dejarse engañar por su nombre, se trata de mucho más que una herramienta para controlar el trato con el cliente:
- Controlar gran volumen de clientes
- Lanzar y controlar estrategias de marketing
- Analizar y recolectar datos de comportamientos de clientes
- Ayuda a fidelizar y retener clientes
- Mejora el posicionamiento de la marca
- Mejora la asistencia al cliente haciéndola más intuitiva y personal
- Generar reportes e informes
- Ayuda a mantener organizados todos los movimientos de la empresa
Solo por mencionar algunas de todas las acciones que podemos hacer con la ayuda de un CRM. Se puede implementar en el departamento de marketing, de ventas, de atención al cliente e incluso en el de informática.
Hay miles de herramientas digitales tipo CRM en el mercado. Algunas más genéricas, otras más específicas. Dependiendo de nuestras necesidades, necesitaremos un tipo u otro.
3. Subtitulador de videos – El futuro pasa por los ojos
El video representará en 2021 el 80% del total del tráfico de internet del mundo. Necesitas elementos audiovisuales si quieres estar al día, captar la atención de los clientes y crear contenido de calidad.
Sin embargo, hacer videos no es sencillo ni barato. O, por lo menos, hacer videos de calidad no lo es. Si vas a embarcarte en esta aventura, más vale que lo hagas bien. Cualquiera es capaz de filmar con su móvil un producto medianamente normal, pero un buen video es una carta de presentación ideal para destacar y dar a conocer tu marca o empresa.
Primero necesitarás un editor, que es la herramienta básica para cualquier contenido audiovisual. Cortar, pegar, ajustar imagen, sonido, quitar silencios, etc. Es importante pulir tu video para que sea relevante.
Sin embargo, un video bonito no alcanza. Necesitas que quede claro tu mensaje y que sea accesible a cuanta más gente posible. Para esto es muy importante un generador de subtítulos. Hay que tener en cuenta quienes no tienen capacidad auditiva o simplemente quienes no pueden activar el audio de sus dispositivos.
Al presentar un video con subtítulos captas, además, la atención desde el principio. Invitando incluso a quienes no puedan escucharlo a que lo entiendan y lo disfruten.
5. Almacenamiento en la nube – Espacio más allá de nuestra imaginación
Atrás quedaron los días de los servidores físicos, los discos duros externos y los pendrives. La información ya no se almacena en dispositivos. Para ser más exactos, la información ya no se maneja de forma física. Podemos manejar todos los documentos de nuestra empresa desde cualquier ordenador y desde cualquier parte.
Existen herramientas que simplemente se limitan al almacenamiento. Por un precio bajo (o incluso gratis), tenemos muchas ofertas de almacenamiento en la nube. A través de nuestra cuenta tendremos acceso a todo lo que guardemos en nuestros discos duros virtuales.
BENEFICIOS:
- Accede desde cualquier punto en cualquier momento
- Inmediatez
- Facilidad para acceder y compartir
- Posibilidad de edición conjunta en tiempo real
- Aumento de espacio simple y a buen precio
- Al no ser físico, no se estropea con el dispositivo
DESVENTAJAS:
- Necesaria una buena conexión a internet
- Acceso gratuito limitado
- En materia de seguridad hay que estar pendiente a quién damos acceso
- Fácil de copiar, una vez accedido al material
Aunque parezcan igual cantidad de motivos, son muchos más y más relevantes las ventajas que las desventajas. No existen motivos para no tener nuestros documentos importantes en la nube en pleno siglo XXI.
6. Gestión de trabajo en equipo – El tablero virtual
¿Cuántas veces hemos necesitado visualizar el conjunto para poder organizar el particular? Escribir a mano o en post-its todo lo que hay que hacer, asignarle una tarea a cada colega, la fecha de entrega, y un sinfín más de cosas de las que estar pendientes.
Si disponíamos de espacio y tiempo, podíamos crear nuestro propio tablero para organizar todo. Pero no siempre era posible ni fácil. Además, solo era accesible a unos pocos.
Es por eso que hace varios años están desarrollándose y popularizándose nuevas herramientas digitales como Trello, Smartsheet o Clarizen para poder gestionar los equipos y las tareas online.
Puedes tener en pantalla, en forma de lista, todas las tareas, los plazos y la información. Además de ser accesible a todos, cada persona puede personalizarlo como mejor le convenga sin modificar la información de los demás. La organización de tareas ya nunca más será la misma.
7. Gestión de redes sociales – Todo el contenido a un clic de distancia
Es normal, e incluso recomendable, que tu empresa tenga un perfil en varias redes sociales. Como ya dijimos antes, lo importante es llegar a toda la gente que podamos. Sin embargo, no todas las redes son iguales ni lo es su contenido.
Hay quien prefiere unificar el contenido y compartir lo mismo en todas las redes. Hay quienes se centran en una en particular y utilizan las demás como “satélites” para enlazar al contenido. Y hay quienes prefieren personalizar cada una y crear contenido específico y adaptado a cada público.
Sea cual sea tu estrategia necesitarás un gestor de redes sociales. En vez de estar entrando y saliendo de cada aplicación o página web, puedes tenerlas todas bajo control en un solo sitio.
Desde controlar el contenido, programar publicaciones, adaptarlo a cada pantalla hasta programar cada una a una hora distinta. Además, se pueden gestionar las notificaciones y las interacciones de cada red social en tiempo real. La gran arma secreta y una de las herramientas digitales favoritas de los Community Manager
Cada empresa y PYME tiene una realidad y unas necesidades. Sin bien estas herramientas digitales pueden ayudar en general, es cuestión de que cada uno encuentre la que más le conviene.
Puede ser el precio, las prestaciones, la asistencia o lo personalizable lo que nos haga decidirnos por una o por otra. Lo importante es siempre investigar, consultar, preguntar y no tomarse la elección a la ligera. Una vez que encontremos la correcta, los resultados no tardarán en aparecer.
